知识产权管理规范体系GB/T 29490-2013认证现场审核通关心得

贯标,即贯彻《企业知识产权管理规范》国家标准GB/T 29490-2013。该规范以企业知识产权管理体系为标准化对象,旨在指导企业建立科学、系统的知识产权管理体系,帮助企业全面落实国家知识产权战略纲要的有关要求,有效提高企业运用知识产权制度的能力和水平,推动企业的创新和经营发展。经容大知识产权认证专家点拨,贯标的好处和意义有:

 1 、 财政专项资金支持、科技项目加分

成功通过贯标认证,将成为国家级、地方级知识产权优势、示范企业申报、复审的重要条件;在申报科技与品牌项目时可加分;在政府采购、招投标方面可获优先支持;可获得财政专项资金支持。有利于科技项目的申报,“贯标”在以后的科技项目申报中属于可以加分的项目,甚至未来实施贯标将作为企业知识产权工作的基础条件,是企业申报科技项目的前提,即未“贯标”的企业不能申报某些科技项目。贯标验收合格后,可向科技主管部门申请战略推进项目、专利实施计划等项目。

2 、 降低研发风险

避免自主知识产权流失,降低研发风险,实现创新成功的有效转换,推动企业产生具备高附加值的自主知识产权的新产品、新技术。通过自己生产销售或通过技术贸易许可转让他人,将给企业带来丰厚经济收益。

 3 、 提升无形资产价值

提升企业无形资产价值,在企业融资上市、投资并购及企业出售等资产运作上获取更大的收益。

 4 、 扩大知产影响力

扩大企业知识产权影响力,为企业创造、运营知识产权以巩固市场地位、创造经济效益,奠定了坚实的基础。通过贯彻《企业知识产权管理规范》使企业拥有的自主知识产权的产品在销售市场的地位明显增强。

 5 、 实现知识产权标准化管理

“贯标”的目的就是要引导企业加快实现知识产权管理的规范化、系统化、程序化、精细化,切实将知识产权管理贯穿于企业创新和市场竞争的全过程,并融入现代企业运营管理体系中,促使更多的国内企业成长为知识产权创造活跃、运用有效、保护有力、管理规范、抵御知识产权风险等综合能力较强的标杆式示范企业,使企业真正走上一条依靠创新驱动和知识产权战略资源运用,实现科学化和可持续发展之路。

在了解知识产权管理体系贯标认证的概念及好处意义后,我们来了解一下做知识产权管理体系贯标认证外审时需要注意哪些事项?需要哪些部门参与?

知识产权管理体系认证现场审核,指企业在知识产权管理体系运行3个月以上,并进行过内部审核及管理评审后,向认证机构递交认证申请、签订认证合同,由认证机构派审核组到企业现场,对企业知识产权管理体系进行客观评价,以确定其满足GB/T 29490-2013及其他审核准则的活动。

为帮助企业顺利通过知识产权管理体系认证现场审核工作,小编结合自身辅导认证经历,精心整理出了一份知识产权管理体系认证现场审核流程简介,要通关的你,可要认真看看了!

一、企业接受审核前的准备工作

a)与审核组沟通审核日期、来回交通及食宿安排;

b)接收审核计划,向企业内部的体系覆盖部门负责人发放审核计划,提醒其注意首次会议、末次会议及所在部门的审核日期及时间;

c)根据审核计划中的审核员分组情况安排审核场所、向导、准备供审核员使用的体系文件;

d)体系覆盖部门负责人确认本部门应审人员及体系运行记录。

二、现场审核流程

首次会议→现场审核实施→与企业管理层沟通→末次会议

  1. 举行首次会议

(1)企业的准备工作:

a)确定会议场地;

b)通知管理层、受审核部门的相关人员提前到场。

(2)会议主持:审核组长

企业与会人员:一般包括最高管理者、管理者代表、体系覆盖部门负责人,特殊情况下最高管理者可不出席,体系覆盖部门可由本部门知识产权事务责任人出席。

(3)会议内容及程序:

a)介绍参会人员及其职责;

b)确认审核目的、范围和准则;

c)确认审核计划和其他相关安排,例如审核场所、审核日程、末次会议的日期和时间等等;

d)介绍审核方法及所用方法的局限性、获得审核证据的方式、审核程序;

e)说明审核中与受审核方的沟通,及可能终止审核的条件与因素;

f)向企业说明向导的职责并确认向导人选;

g)确认己具备审核组所需的资源和设施,确认审核活动的限制条件和要求;

h)确认有关保密和信息安全事宜;

i)说明企业对审核发现、审核结论(包括抱怨和申诉)的反馈渠道;

j)请企业管理层简单致辞;

k)对企业提出的疑问进行解答。

  1. 现场审核实施

(1)企业的准备工作:

a)确定审核实施的场所,视审核员分组情况,尽可能每组安排独立的审核场所(办公室、会议室、培训室均可);

b)准备必要的设备、物资,包括:电源插座、网络、茶点等等;

c)为每个审核小组安排一位向导,提供一套纸质版体系文件。

 

(2)现场审核过程与方法

现场审核一般采取面谈与记录抽样检查相结合的方法。

面谈即受审核部门按审核计划上的时间派出应审人员至审核场所接受审核小组的问询,并在回答交流中提供相关记录以证明知识产权管理体系在本部门有效运行。面谈开始时,审核小组一般要求应审人员进行自我介绍,然后再按审核计划中的条款进行问答。

记录检查基本方法:抽样。

抽样是为了对总体形成结论,在全部数据批中,选择小于100%数量的项目以获取并评价总体数据的特征的证据。审核抽样的目的是提供信息,使审核员确信能够实现审核目标。但对比全面检查,抽样具有一定的局限性和风险性,体现于从总体中抽取的样本也许不具有代表性,从而导致审核员的结论出现偏差,与对总体进行全面检查的结果不一致。简单来说,就是在审核中发现不符合的部门或过程不一定是出现问题的唯一部门或过程,没有发现不符合项的部门或过程也不一定不存在问题。审核组提出的审核发现、作出的审核结论,根据的都只是抽取的样本,而不是全部的运行记录或数据。

审核员获得审核证据的来源:

a)与企业应审人员的面谈;

b)对企业生产经营活动、知识产权管理工作及条件的观察;

c)企业的知识产权管理体系文件;

d)企业的知识产权管理体系运行记录;

e)企业对生产经营数据、知识产权信息的汇总、分析和绩效指标;

f)网络、知识产权检索网站及数据库等。

  1. 审核组与企业的沟通

除了审核实施时审核员与企业应审人员面谈外,审核组和企业的沟通还包括在审核实施期间阶段性的沟通,及末次会议前和企业管理层的沟通。

双方沟通的代表一般为审核组长和企业管理者代表。

(1)审核实施期间阶段性沟通的内容一般包括:

a)审核的实施情况和进展;

b)需要调整的安排和需要提供的资源支持。

(2)需要沟通的特殊情况包括:

a)发现紧急或重大的知识产权侵权事故;

b)审核组发现超出审核范围的应关注的问题;

c)审核组获得的审核证据表明不能达到审核目的,需要与企业协商解决措施;

d)可能导致审核范围变化的情况。

(3)末次会议前和企业管理层的沟通内容一般包括:

a)介绍审核的整体情况

b)确认发现的不符合实施、提出的不符合项;

c)通报审核组作出的审核结论。

在现场审核期间的各阶段沟通中,企业的管理者代表应表现出对审核组的尊重,并给予最大程度的支持与配合,确保现场审核能顺利进行。

  1. 举行末次会议

(1)企业的准备工作:

a)确定会议场地;

b)准备企业公章,或提前进行使用公章申请;

c)提前与审核组沟通确认企业需到场与会的相关人员,并提前通知与会人员会议时间及地点;

d)配合审核组打印相关资料,最高管理者或管理者代表按审核组要求确认资料并签字、盖公章。

(2)会议主持:审核组长

(3)会议内容及程序:

a)感谢企业的配合与支持;

b)重申审核目的、准则和范围;

c)介绍审核情况,指出体系运行的优点与不足,提出及确认不符合项;

d)宣布审核结论;

e)说明纠正及纠正措施的期限及验证方式;

f)请企业管理层作简单致辞;

g)宣布审核结束。

另外,小编在日常贯标审核工作中对一些贯标外审中的细节及各部门的问题简单总结下:

1、审核时条件允许的情况下一般会分为两个办公室同时进行,每个办公室给审核老师配备一个陪审人员,负责传达信息等;各个部门所对应的程序文件、各个部门的职责、各个部门处理工作的流程、企业的知识产权方针、年度知识产权目标、企业目前的知识产权状况、知识产权管理手册、企业的组织架构、企业的人数等都要准确(根据文档的内容)的回答出;

2、首次会议之后一般是管理者代表带领审核老师参观一下企业,介绍一下企业的基本情况,各个部门的办公地址,我们企业取得的其他证书如CMMI3或CMMI5等通过间接的渠道告诉审核老师,让审核老师对企业有一个很好的额印象;

3、企业的人员包括管理层人员都要让审核老师感受到企业很重视这次贯标活动,即使我们有做的不好的地方,如记录文件整理的不好,但态度一定要好,让审核老师觉得受到了重视;知识产权管理手册上的知识产权目标和我们整理的年度知识产权目标和年度知识产权目标分解等是相对应的;

4、管理层(总经理和管理者代表):

a.企业的知识产权方针;

b.企业的知识产权现状;

c.企业的年度知识产权目标;

d.企业如何制定知识产权方针和目标的;

e.企业如何确保知识产权管理人员之间有效沟通的;

f.企业如何确保满足知识产权管理的各种资源的配备等。

5、知识产权小组:

a.知识产权的职责是什么,由哪些人员组成;

b.一个完整的专利、软著或商标从申请到取得的一整套完整的资料;

c.企业的知识产权(包括专利、商标和软著)有很好的归纳整理,可以很方便的展示出来(最好能够做的很有规律,给审核老师展示讲解一下);

d.审核老师需要什么文件,能够很配合的去整理出来等;

e.《合理化建议》、《合理化建议审批表》认真整理;

6、产品研发部:

a、能够整理出三个完整的项目,把项目的各个阶段与知识产权有关的内容展示给审核老师;

b.准确回答出所在部门的人数,现在同时在进行的项目;

c.所在部门的职责是什么;

d.今年的知识产权目标是什么;

e.做知识产权的检索是在什么阶段(一般是在立项阶段和设计阶段);

f.认真整理出三个项目中的每一个记录文件,一定要认真,不然很麻烦;

7、行政人事部(采购):

a.所在部门的职责是什么;

b.年度培训计划及相应的完整记录(包括年度培训计划表(16年和17年)、每次培训的申请表、签到表、培训记录表);

c.至少三套的劳动合同和保密协议,如果在劳动合同中没有与知识产权有关的条款,能够解释为什么没有(一般是有签订保密协议的,对入职的员工有做知识产权背景调查(入职员工知识产权背景调查表));

d.对核心的离职员工(核心的开发人员、管理层人员等)有作离职员工面谈记录表和离职员工资料交割清单;

e.知识产权的奖励惩罚措施,程序文件《知识产权奖惩制度》,记录文件结合财务部的《知识产权经费使用记录》、《知识产权奖金发放登记表》、《知识产权奖惩记录表》,这三种表格的金额相互对应;

f.采购合同中是否有与知识产权有关的条款,如果没有的话,做一份补充协议或者合同附件,明确采购合同中有涉及知识产权时,知识产权的权属、使用范围、侵权责任承担等信息;

8、市场部:

a.企业的知识产权目标、企业的市场、部门的人数;

b.现在销售的产品有几种,它们的主要功能是什么;

c.有没有参加过展会,如有的话,把最近参加展会的所有材料整理出来(包括自己产品所涉及的专利、专利的数量、软著、软著的数量、有无商标等,所涉及的专利、商标或软著的持有人的信息,与同行竞争对手产品有什么优势,同行竞争对手的产品所涉及的专利、商标、软著的信息,及持有人的信息);

d.《知识产权风险监控记录及防范预案》、《知识产权风险评估报告》在 知识产权小组的文件夹中,要认真填写;

e.制定好知识产权保护和规避方案;

9、财务部:

《知识产权经费使用记录》、《知识产权奖金发放登记表》、《知识产权奖惩记录表》三张表整理完整,包括年度经费使用记录、知识产权奖惩记录(获得知识产权的奖励费、专利、商标、软著等的申请费、维持费等、培训费、购置知识产权专用的软件的费用、知识产权检索的费用、遇到知识产权纠纷时所花费的费用等),注意表格数据要相互对应。

当然,如果您有更好的经验需要分享,或者需要咨询,随时可以联系我们。

预约 项目专家团 为您服务

【** 以下信息仅官方可见,请放心填写 **】

-----------------------------

参考文献:

  1. GB/T 19000-2016 质量管理体系 基础和术语
  2. GB/T 19011-2013 管理体系审核指南

3.《知识产权管理体系认证审核员培训教材》 中知(北京)认证有限公司

发表评论

:?: :razz: :sad: :evil: :!: :smile: :oops: :grin: :eek: :shock: :???: :cool: :lol: :mad: :twisted: :roll: :wink: :idea: :arrow: :neutral: :cry: :mrgreen: